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国家能源集团宝鸡发电企业档案数字化加工 促进档案工作转型升级
时间:2019-04-26 09:43    来源:董瑶 谭俏梅 贾燕萍    浏览量:487

 随着国家现代化进程的不断加速以及信息技术的发展,信息资源由文字管理转变为计算机应用和数据的管理,通过互联网技术实现信息整合与信息资源共享。国民经济和社会各领域广泛利用信息资源,促进信息资源转化为社会生产力,信息同能源、材料并列为当今世界三大资源。企业档案是企业生产及管理过程中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料,包含文件、资料、图纸、照片、录音录像等,是企业资产的重要组成部分,是保证权益、日常业务工作的考察、决策研究与改革发展、编史修志、经验进行总结的重要根据与原始凭证,同时企业档案是信息资源的重要组成部分,是企业发展的重要战略资源。《全国档案事业发展十三五规划纲要》提出:档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念,主动适应经济发展新常态,抓住机遇、改革创新,为全面建成小康社会作出应有贡献。全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;创新档案信息化管理模式,加快与信息社会融合,以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。

档案信息化建设主要包括:基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范化建设和人才队伍建设等五个方面内容。档案资源建设是档案信息化建设的基础和核心。对存量档案的数字化加工就是档案信息资源建设内容之一。

国家能源集团宝鸡发电企业认识到档案数字化加工对信息资源建设的重要性,在部门主任的支撑下,借助一定资金启动了存量档案数字化外包项目,对归档的纸质档案进行信息著录,并应用图像扫描技术、OCR技术,数据库技术,多媒体技术,存储技术等,把各种载体的档案资源转化为数字化档案信息,其以数字化形式存储得到档案数字化副本,并将其导入档案管理系统,档案管理系统在信息网站建立查询系统,企业管理、生产各部门人员利用互联网技术查询相关管理文件、技术图纸、数据、照片、音像等,实现信息资源共享,促进档案工作转型升级,为企业发展做出决策依据,创造社会价值。

   档案数字化加工项目完成后在档案资源建设方面起到如下作用:

   1.数字化加工成果是档案信息化建设的主要内容,促进档案管理工作升级。以前查阅档案先在案卷目录上查阅所需内容(有时不一定做到准确查找),找到档号后档案管理员去库房调取案卷,档案利用者办理借阅手续取走档案。如今借助计算机技术和网络技术,将纸质档案进行数字化加工扫描,然后挂接到紫光档案管理系统,使存量档案电子信息和图档信息有序联结,利用网络技术传播覆盖面广的特点,用户在网络终端系统上可以随时随地、准确查询信息,使信息内容不受人次限制同时在线查询使用,从而提高了员工的工作效率,实现了不同时间、不同地点之间信息的资源共享,更加方便用户利用。在数字化加工项目中共计完成:文书档案(1994-2010年)电子文件信息录入3908条,扫描文件146654页,图像处理,进行OCR识别做到全文检索;一期四台机组(4*30MW)基建档案设备技术图纸、竣工图纸信息录入14248条,图纸扫描157936页(折合A4);照片档案扫描4144页;考虑到若干年后录像带没有播放设备带将无法播出图图像,对520盘录像带进行信息采集,共采集30043分钟,刻录光盘540张,相当于库房内15个密集架的纸质档案存储在56张光盘内,节省占地空间,OCR技术实现了文书档案的精确查找,实现文件级、专题级、全文级多层次的档案检索体系。

   2.数字化加工借助科技力量充分挖掘档案信息价值,使档案信息资源实现社会效益和经济效益,体现档案工作价值。在数字化加工过程中使用OCR、数据库技术,提高档案检索功能,快捷查找埋在数据库中信息,例如:利用全文检索技术在档案数据库中查找个人的人事任免、荣誉获得、职称评定等文件,展现个人工作成就、业务能力与技术水平,调动工作积极性更好为企业发展服务;对库存的照片、音像档案进行数字化加工后为企业纪念改革开放四十周年活动提供建国以来不同时期厂容厂貌照片扫描件、在企业学问长廊建设中提供新建、扩建时期的影音影像,在企业对外宣传(一部分建厂初期照片扫描件在市档案局网上展馆展出)、上级单位视察、兄弟单位来访等活动中直观再现企业发展历史,展现企业形象传承企业学问,营造良好的档案舆论氛围,产生了一定社会效益。在三合村土地开发中,与开发商确定地界,我单位提供征地权属文件,确保企业利益不受侵犯,在经济维权中起到不可替代的原始凭证作用,为企业带来间接经济效益。将纸质技术图纸数字化,可为技术管理人员、投标单位、施工单位、审计人员同时在线查阅资料提供技术支撑,为技术人员提供设备环保改造决策依据,避免工程设计失误、工程材料浪费所产生不必要经济损失。数字化档案是企业参与市场竞争的有效手段,是科技发展的必然产物,是信息技术发展的体现,档案数字化不仅可以提高员工的工作效率,而且数字化档案包含着多种文字、图表、图片和影像资料,这些都为企业参与激烈的88必发娱乐官网市场竞争提供了便利的条件。

   3.通过数字化加工丰富档案资源,促进档案信息资源的开放利用,推进档案管理工作的发展。纸质化档案、照片往往难以完全复制,同时也会随着时间的推移而变得模糊,甚至无法保存(数字化加工后档案以PDF、TIFF格式存储,节省存储空间),通过数字化加工技术处理后得以保存,提高档案使用年限,更好的保护档案;音像档案不再受播出设备限制,通过广播级数字录像机和高清采集App,将模拟视音频采集成标准化清晰度格式的数字文件,以MPG格式存储在DVD光盘或者通过WEB浏览器即可随时访问使用,直观再现企业发展历史。通过数字化技术,把躺在档案库房不能看不能听的档案,变成鲜活生动的档案,再通过计算机局域网络,扩大了档案利用空间,让更多的人了解档案利用档案,促进公众对企业学问认同感。档案数字化为员工提供准确、便捷的信息资源,方便员工的搜索。档案数字化为企业提供具有一定的精细化、准确化的信息资源,可以满足企业在管理、生产、技改等领域的需求,对企业信息化建设有着巨大的促进作用。档案数字化推动完善档案管理工作,使档案管理员工作不再停留在纸质档案和档案档案库房管理层面,而是利用计算机技术和网络信息技术深度挖掘档案价值,实现了信息技术的有效开发利用,实现了信息传输的准确性、实用性、共享性,实现了档案管理工作质的飞跃。

   实践证明,档案数字化加工是对档案资源的唤醒,是档案信息资源建设的推进过程,是档案部门与时俱进、不断创新的过程 ,是档案管理工作水平的又一次提升。正如国家档案局局长李明华所说:档案工作正在经受信息技术发展的深刻影响,正在经历一场深刻的变革过程--大家要及时而动,乘势而为,加快推进档案工作的转型升级,逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。


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